Briefe schreiben, Faxe verschicken, E-Mails beantworten: Der Schriftverkehr mit den unterschiedlichsten Institutionen und Ansprechpartner*innen ist ein fester und oft auch zeitraubender Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit. Gut, wenn Sie dafür einen butler haben!

• Denn damit brauchen Sie kein zusätzliches, externes Textverarbeitungsprogramm mehr, sondern können Ihre gesamte Korrespondenz direkt in butler erledigen.

• Dadurch können Sie Ihre Briefe, Faxe, Mails etc. mühelos z.B. mit den entsprechenden Personenakten und Terminen vernetzen und so quasi nebenbei Ihre Arbeit dokumentieren.

• Und sie bei Bedarf auch ganz schnell wiederfinden.

• Außerdem können Sie sich den Aufwand sparen, die bereits hinterlegten Daten (z.B. Aktenzeichen) nochmal einzugeben, denn die hält butler abrufbar für Sie bereit.

• Es stehen Ihnen die in der Textverarbeitung gängigen Werkzeuge zur Verfügung, um Ihre Anschreiben zu formatieren und zu gestalten.

• Sie nutzen Textbausteine, die bereits im Lieferumfang enthalten sind oder gestalten sich ganz einfach Ihre eigenen.

• Sie können Ihre Unterschrift geschützt im System hinterlegen und Ihre Schreiben mit einem Klick signieren.
  

 Aber auch das Versenden wird mit butler so einfach wie noch nie:

• E-Mails können Sie standardmäßig direkt aus Ihrem Schreibbüro heraus versenden. Und zwar rechtssicher.

• Auch Faxe verschicken Sie mit einem Mausklick aus Ihrem butler-Schreibbüro.

• Und Briefe? Wenn Sie unseren Postversandservice nutzen, drucken wir Ihr Anschreiben aus, stecken es in den passenden Umschlag, frankieren es und bringen es zur Post

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Kennen Sie das? Sie haben ein Schreiben in verschiedenen Entwurfsstadien gespeichert und dabei den Überblick verloren? Auf Ihrer Festplatte befinden sich mehrere Kopien oder Versionen eines Dokuments, die alle ähnlich heißen? Oder Sie haben aus Versehen eine Version überschrieben, die Sie noch brauchen? – Solche Szenarien gehören mit butler der Vergangenheit an, denn das Programm zeichnet sich durch ein "ausgefuchstes" Dokumentenmanagement-System (DMS) aus. Denn das Fuchs-Symbol kennzeichnet alle Dokumente, die im butler-DMS hinterlegt sind.

Das DMS der butler basiert auf einem zentralen Ablagesystem, das Ihnen die professionelle Verwaltung Ihrer Dokumente und Dateien ermöglicht. Zuverlässig und komfortabel. Es bietet Ihnen u.a. folgende Vorteile:

• Ein Dokument (sagen wir z.B. der Rentenbescheid Ihres Klienten Hans Schmitt im PDF-Format) ist in Ihrem butler hinterlegt und ist also im Rechenzentrum Koblenz gespeichert. Damit hat sich die Ihre Sorge um die Datensicherheit, um Sicherungskopien u.ä. erledigt.

• Das Dokument kann mit verschiedenen Akten und Einträgen in Ihrem butler verknüpft sein. Sie können z.B. aus der Personenakte von Herrn Schmitt darauf zugreifen, aus einer entsprechenden Aufgabe heraus, aus der Akte des Rentenversicherungsträgers etc. Und zwar immer über eine Verknüpfung auf das zentral hinterlegte Dokument. Sie finden das Dokument also überall da, wo Sie es brauchen – ganz ohne unnötige Kopien.

• Jedes Dokument ist in das (Zugriffs-)Rechtesystem von butler eingebunden. Es unterliegt somit bestimmten Regelungen, mit denen Sie festlegen können, wer es lesen, ändern oder löschen kann. Das ist vor allem dann wichtig, wenn Sie im Team arbeiten oder z.B. eine Urlaubsvertretung haben.

• Jede Änderung, die an einer Datei vorgenommen bzw. gespeichert wird, wird in butler automatisch dokumentiert. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, wer wann was geändert hat. Diese Verlaufsdokumentation entspricht datenschutzrechtlichen Vorgaben sowie den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD). Diese sind zu berücksichtigen, wenn Sie Ihre digitalisierten Belege anstelle von Papierunterlagen verwenden wollen ("ersetzendes Scannen").

• Wenn Sie eine Datei verändern (zum Beispiel mit einer "handschriftlichen" Notiz, indem Sie den Text ändern, eine Signatur hinzufügen o.ä.) legen Sie eine neue Version zu diesem Dokument an. Ihr butler dokumentiert das sorgfältig und listet Ihnen alle Versionen übersichtlich auf. So wissen Sie immer, welches die neueste Version ist, können bei Bedarf aber auch auf ältere Fassungen zurückgreifen. Nichts geht verloren.

Mit dem DMS von butler digitalisieren und managen Sie Ihre Unterlagen und die Ihrer Klient*innen. Und zwar professionell, rechtssicher und zukunftsorientiert.

Übrigens: Auch größere Organisationen mit vielen Mitarbeiter*innen und umfangreichen Datenbeständen verwalten Ihre Dokumente mit dem Dokumentenmanagement-System von prosozial.

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Sie wollen Ihre Papierberge abbauen? Und zwar effizient und mit System? Dann sind Sie hier richtig. Denn mit butler digitalisieren Sie die tägliche Eingangspost, Dokumente und Belege nicht nur irgendwie, sondern so, dass sie später an den "richtigen" Stellen wiederfind- und nutzbar sind. Wie das geht? Ganz einfach: Zunächst brauchen Sie einen kleinen, schnellen und kompatiblen Scanner (siehe empfohlene Geräte). Diesen verbinden wir so mit ihrem butler, dass Sie Ihre Scans künftig mit einem Klick hochladen. Jetzt können Sie sie in Ihrem butler öffnen und zunächst einmal zu- bzw. einordnen. Zum Beispiel in die jeweilige Personenakte, zum passenden Konto etc. Klingt mühsam, ist es aber nicht.

Dafür sorgen folgende Vorteile, die Ihr butler Ihnen bietet:

• Mit der "Split-Screen"-Anzeige haben Sie alles gleichzeitig im Blick. Auf der rechten Bildschirmseite wird das jeweilige Dokument angezeigt, während Sie links daneben ihre Eingaben dazu machen können.

• butler hält durchdachte Erfassungsprofile bereit, die Ihnen helfen, Ihre Scans zuzuordnen. Damit Ihre Scans da landen, wo Sie sie brauchen. So können Sie z.B. die erhaltene Eingangspost direkt mit den entsprechenden (Personen-)akten vernetzen und sich entsprechende Aufgaben und Termine vormerken. Oder Sie ordnen Rechnungen, Belege oder Kontoauszüge direkt den entsprechenden Konten oder Buchungen zu. Oder Sie bearbeiten ganz einfach und komfortabel ein Formular – am Bildschirm mit den hinterlegten Daten eines Klienten.

• Und das Beste: Ihr butler liest für Sie mit! Er kann nämlich die Texterkennung Ihres Scanners auslesen und dadurch einige Felder in den Erfassungsprofilen schon automatisch ausfüllen. Das spart Ihnen einiges an Arbeit und Zeit.

Die Scanerfassung in Ihrem butler bietet Ihnen also alles, was Sie brauchen, um Ihre Papierflut zu digitalisieren UND clever abzuarbeiten. Ein Komfort, den Sie nie mehr missen wollen!

Wer ein Tablet, ein Handy, einen Scanner, mit einem Wort: Hardware kaufen will, sieht sich mit einem Dschungel unterschiedlichster Angebote konfrontiert. Allesamt brandneu, mit unverzichtbaren Eigenschaften versehen und unschlagbar günstig. – Das jedenfalls suggeriert die Werbung. Sie verrät allerdings nicht, ob ein Gerät zu den Hard- und Software-Komponenten, die man bereits nutzt, auch wirklich passt. Oder welche der zahllosen Funktionen man tatsächlich braucht.

Deshalb berät prosozial butler-Kund*innen vor dem Hardwarekauf ganz persönlich und individuell. Am Anfang steht dabei eine ausführliche Bedarfsanalyse und Bestandsaufnahme. Auf dieser Basis wird ein ganzheitliches Konzept erarbeitet, das die komplette IT-Ausstattung umfasst. Vom Hard- und Softwarepaket bis hin zur Planung der Arbeitsorganisation bei mehreren Mitarbeitern. Dabei ist die wesentliche Frage nicht „Was kann die Technik?“, sondern „Was brauchen unsere Kund*innen?“ und „Wie haben Sie bisher gearbeitet, wie wollen Sie jetzt, mittel- und langfristig arbeiten und wie kommt man da hin?“

Wer butler-Kund*in ist oder werden möchte, sollte dieses Angebot unbedingt nutzen. So vermeiden Sie ärgerliche Fehlkäufe und können sicher sein, dass Sie nachher ein stimmiges, funktionierendes Gesamtpaket haben. Ein Gesamtpaket aus einer Hand und aus einem Guss, das alles enthält, was Sie brauchen, um optimal arbeiten zu können.